Klokkenluidersregeling
1. Algemeen
Accountantsorganisaties dienen over een klokkenluidersregeling te beschikken.
Inhoudende:
- De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
- De in het eerste punt bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
Naast deze klokkenluidersregeling is ook een klachtenregeling van kracht. Het verschil met de klachtenregeling is dat melding volgens de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
2. Definities
- melder: de persoon die werkzaamheden verricht voor Rubicon en die een vermeende onrechtmatigheid meldt. Deze persoon is al dan niet in dienst van Rubicon of een van haar houdstermaatschappijen;
- Rubicon: Rubicon Belastingadviseurs B.V. en Rubicon Registeraccountants B.V.
- vertrouwenspersoon: lid van het bestuur;
- bestuur: het bestuur van Rubicon;
- onrechtmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Rubicon en / of haar medewerkers, in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreigende) overtreding van wet- of regelgeving;
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) overtreding van door Rubicon opgestelde regels of
e. (een dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over
voornoemde feiten.
f. alle andere omstandigheden die volgens melder voor melding in
aanmerking komen.
3. Procedure
- De melder meldt (vermoeden van) een onrechtmatigheid schriftelijk bij de vertrouwenspersoon. Dat kan via e-mail via ronald@rubiconadvies.nl of gedagtekend per brief aan ons correspondentieadres ter attentie van de vertrouwenspersoon. Melder kan gelijktijdig ook een melding doen aan zijn leidinggevende.
- De melder omschrijft de onrechtmatigheid duidelijk.
- De melder vermeldt zijn naam en adresgegevens.
- Het is de doelstelling dat de vertrouwenspersoon de melder uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van de melding informeert over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die genomen zijn. Indien deze termijn door omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder geïnformeerd wordt over de afhandeling van zijn melding.
- De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de vertrouwenspersoon schriftelijk door de melder van deze verplichting wordt ontheven.
- Direct na ontvangst zal het bestuur een onderzoek naar de onrechtmatigheid (laten) starten en zo nodig aanvullende maatregelen treffen.
4. Rechtsbescherming
- Het bestuur garandeert dat de melder die te goeder trouw is en volgens onderhavige regeling een vermoeden van een onrechtmatigheid meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.
- Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.
5. Werking en publicatie
- Deze regeling treedt in werking per 19 september 2007.
- Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van Rubicon (www.rubiconadvies.nl).
Functionaris
Vertrouwenspersoon: mr. R.C. van Kampen
Schriftelijke bereikbaarheid
e-mail: ronald@rubiconadvies.nl
Correspondentieadres
Rubicon
T.a.v. de vertrouwenspersoon
Luchthavenweg 99
5657 EA EINDHOVEN